Ảnh minh họa: Nguồn internet

Công tác soạn thảo, ban hành văn bản đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Đối với văn bản hành chính, các cơ quan, tổ chức đều có quyền ban hành. Trong đó, quyết định cá biệt (QĐCB) là một loại văn bản được sử dụng phổ biến và chiếm khối lượng khá lớn trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. QĐCB là một dạng quyết định quản lý của cơ quan (người có thẩm quyền) nên cần đạt chất lượng trong quá trình soạn thảo và ban hành. Nghiên cứu và trao đổi về cách trình bày phần nội dung của QĐCB hiện nay sẽ góp phần làm sáng tỏ một số vấn đề về lý luận và thực tiễn trong soạn thảo và ban hành QĐCB nói riêng, văn bản quản lý nói chung. Từ đó, góp phần giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan soạn thảo được QĐCB đạt chất lượng.

Vai trò của phần nội dung trong quyết định cá biệt

Quyết định là loại văn bản mà các cơ quan dùng để quy định, quyết định các chủ trương, chính sách, chế độ, thể lệ, biện pháp công tác, các vấn đề về tổ chức – cán bộ và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, tổ chức1.

Các cơ quan, tổ chức đều có quyền ban hành QĐCB – văn bản có tính chất mệnh lệnh, bắt buộc đối với đối tượng quản lý phải thi hành. Đây là một loại quyết định quản lý mà các cơ quan, tổ chức thường xuyên sử dụng trong hoạt động của mình. Để có hiệu lực pháp lý, QĐCB cần phải đạt các yêu cầu về soạn thảo văn bản nói chung, như: yêu cầu về thẩm quyền, yêu cầu về hình thức, yêu cầu về nội dung, yêu cầu về bố cục, yêu cầu về ngôn ngữ, yêu cầu về thể thức, yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành. Nếu như các căn cứ ban hành quyết định bảo đảm cho văn bản có tính hợp pháp và hợp lý thì phần nội dung chính của quyết định là phần quan trọng nhất của QĐCB, trong đó chứa những mệnh lệnh mà chủ thể quản lý xác lập cho đối tượng phải thực hiện.

Qua khảo sát thực tế các quyết định của một số cơ quan ở trung ương và địa phương cho thấy, do có nhiều cách hiểu khác nhau nên cách trình bày các điều của QĐCB, đặc biệt là điều cuối (về trách nhiệm thi hành chưa có sự thống nhất về thứ tự của các đối tượng phải thi hành) làm cho các đối tượng phải thi hành văn bản chưa hiểu rõ mức độ trách nhiệm của mình. Do vậy, hiểu rõ về cách trình bày phần nội dung của QĐCB là điều quan trọng đối với mỗi cá nhân, tổ chức khi soạn thảo và ban hành văn bản.

Cách trình bày phần nội dung của quyết định cá biệt

Phần nội dung chính của QĐCB được trình bày theo dạng văn điều khoản theo trật tự logic: quy định khái quát nêu trước, quy định chi tiết, cụ thể nêu sau. Thông thường một QĐCB có từ 2 – 5 điều, tùy theo nội dung của quyết định. Nội dung thường trình bày theo trật tự sau:

Điều 1: quyết định về vấn đề gì, sự việc gì và quyết định như thế nào? (thành lập tổ chức mới; giải thể hoặc sáp nhập cơ quan; điều động, thuyên chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, nâng bậc lương, khen thưởng, kỷ luật… cán bộ; ban hành quy định, quy chế, điều lệ…).

Điều 2 và các điều tiếp theo: cụ thể hóa vấn đề, sự việc nêu ở Điều 1. Thông thường, nếu là quyết định thành lập tổ chức mới thì Điều 2 sẽ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức đó (cũng có thể tách chức năng thành một điều riêng); Điều 3: quy định về cơ cấu tổ chức và biên chế cán bộ (nếu xét thấy cần thiết). Nếu là quyết định bổ nhiệm cán bộ thì Điều 2 sẽ quy định nhiệm vụ, quyền hạn của người được bổ nhiệm, còn Điều 3 quy định quyền lợi mà người đó được hưởng (tiền lương, phụ cấp trách nhiệm…). Nếu là quyết định về sự việc thì các điều tiếp theo Điều 1 gồm những nội dung gì và có bao nhiêu điều, thường tùy thuộc vào nội dung của sự việc đó.

Điều cuối của quyết định: quy định về trách nhiệm thi hành quyết định. Ở điều này cần quy định rõ những ai có trách nhiệm thi hành quyết định (cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân)2.

Ngoài ra, cần lưu ý về thời gian có hiệu lực của quyết định: nếu quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký thì không nhất thiết phải ghi vào quyết định (vì nếu không quy định ngày có hiệu lực khác, QĐCB đương nhiên có hiệu lực kể từ ngày ký). Nhưng nếu quyết định có hiệu lực muộn hơn hoặc sớm hơn ngày ban hành thì cần phải ghi vào quyết định thành một điều riêng trước điều cuối của quyết định hoặc kết hợp với Điều 1. Thời gian có hiệu lực là căn cứ pháp lý để tính tiền lương, phụ cấp trách nhiệm của cán bộ, công chức, ngày, tháng, năm cơ quan bắt đầu hoạt động, vấn đề sự việc bắt đầu có hiệu lực thi hành…

Như vậy, có thể thấy, trong phần nội dung chính của một quyết định, có 2 điều mang tính chất “cứng” mà quyết định nào cũng phải có. Đó là Điều 1 (quyết định về vấn đề sự việc gì, quyết định như thế nào?) và Điều cuối (trách nhiệm thi hành quyết định). Còn các điều khác thì căn cứ vấn đề cần quy định để thể hiện3.

Đánh giá về việc trình bày phần nội dung của quyết định cá biệt hiện nay của một số cơ quan, tổ chức

Từ việc tìm hiểu tình hình thực tế việc một số văn bản QĐCB đã được ban hành tại các địa phương, chúng tôi thấy có một số vấn đề còn chưa thống nhất như sau:

Một là, nêu hiệu lực của quyết định chưa đúng vị trí trong nội dung chính của quyết định. Ví dụ: Điều 3 (điều cuối) của Quyết định số 1027/QĐ-UBND ngày 23/8/2011 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Lục Yên về việc kiện toàn Ban Quản lý dự án xã Trung Tâm huyện Lục Yên trình bày như sau:

“Chánh văn phòng HĐND – UBND huyện, Trưởng phòng Nội vụ, Trưởng phòng Dân tộc, Trưởng các phòng ban liên quan, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã Trung Tâm và các ông, bà có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký, thay thế Quyết định số 438/QĐ-UBND ngày 22/4/2008 của Ủy ban nhân dân huyện Lục Yên”.

Cách làm này chưa hợp lý, có thể trình bày nội dung: “Quyết định này thay thế Quyết định số 438/QĐ-UBND ngày 22/4/2008 của Ủy ban nhân dân huyện Lục Yên” thành một điều riêng trước điều cuối: “Chánh văn phòng HĐND-UBND huyện, Trưởng phòng Nội vụ, Trưởng phòng Dân tộc, Trưởng các phòng ban liên quan, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã Trung Tâm và các ông, bà có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.”.

Hai là, nêu hiệu lực của QĐCB không cần thiết như: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Ví dụ: Điều 3 Quyết định số 2282/QĐ-UBND ngày 06/10/2016 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Bảo Lâm về việc công bố thủ tục hành chính thực hiện tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Ủy ban nhân dân huyện Bảo Lâm có ghi: “Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký”.

Điều này theo chúng tôi là không cần thiết, vì QĐCB thuộc nhóm văn bản hành chính nên nếu không nêu trong quyết định: “Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký” thì đương nhiên văn bản đó vẫn có hiệu lực kể từ ngày ký, trừ trường hợp quyết định quy định ngày có hiệu lực khác (sớm hoặc muộn hơn ngày ban hành) thì cần nêu trong nội dung quyết định để bảo đảm văn bản được trình bày ngắn gọn, súc tích.

Ba là, xác định ngày có hiệu lực trong văn bản còn chưa rõ. Ví dụ: tại Quyết định số 364/QĐ-UBND ngày 07/6/2016 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Ba Tơ về việc bổ nhiệm Phó Trưởng Công an xã Ba Xa, Điều 3 có nêu: “Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký” (ngày ký là ngày 07/6/2016); nhưng Điều 2 lại nêu như sau: “Lương và các khoản phụ cấp (nếu có) của ông Phạm Văn Đức được hưởng theo quy định hiện hành của Nhà nước; kể từ ngày 01/6/2016”.

Như vậy, nếu quy định ngày có hiệu lực khác ngày ký thì sẽ quy định trong nội dung văn bản, nhưng ngay trong nội dung của quyết định này lại có sự mâu thuẫn về thời điểm có hiệu lực của quyết định. Một người được bổ nhiệm giữ một chức vụ nào đó thì sẽ phải thực hiện nhiệm vụ nhất định, đồng thời có quyền hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ được giao và sẽ được quyền lợi tương ứng (lương, phụ cấp…). Thông thường, trong thực tế, các cơ quan, tổ chức thường ban hành quyết định bổ nhiệm một người giữ chức vụ quản lý trước thời điểm có hiệu lực của quyết định (ví dụ: để Quyết định có hiệu lực từ ngày 01/6/2016 thì sẽ ban hành văn bản trước khoảng 1 tuần để chuẩn bị các điều kiện về vật chất và tinh thần cho việc thực hiện).

Bốn là, việc diễn đạt điều cuối trong quyết định chưa có sự thống nhất về trật tự logic nên dẫn đến việc các đơn vị, cá nhân chưa hiểu rõ về trách nhiệm thi hành. Trong QĐCB của một số cơ quan, tổ chức có văn phòng như cấp bộ, Ủy ban nhân dân cấp huyện trở lên và một số cơ quan khác trình bày chưa có sự thống nhất trong điều cuối của quyết định.

Trường hợp 1. Đơn vị tham mưu ban hành văn bản là văn phòng (đứng đầu là chánh văn phòng). Trường hợp này cần đặt chánh văn phòng lên đầu, vì văn phòng là đơn vị có chức năng tham mưu (được ghi ở phần “xét đề nghị của…”, tiếp đến là những đơn vị, cá nhân có liên quan và cuối cùng mới là những tập thể, cá nhân được nêu tại Điều 1 hoặc trong danh sách kèm theo (nếu có) căn cứ quyết định thi hành.

Ví dụ: Quyết định số 5341/QĐ-SGD&ĐT ngày 14/5/2015 của Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hà Nội về việc tặng giấy khen học sinh giỏi tiêu biểu năm học 2014 – 2015 do Chánh văn phòng (người đứng đầu văn phòng) tham mưu (xét đề nghị của ông Chánh Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội) nên điều cuối trình bày như sau: “Các ông, bà Chánh Văn phòng, Trưởng các phòng, ban liên quan của Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội, hiệu trưởng các trường và các em học sinh có tên trong Điều 1 căn cứ quyết định thi hành./.”.

Trường hợp 2. Đơn vị tham mưu ban hành văn bản không phải là văn phòng (đứng đầu là chánh văn phòng). Trong thực tế hiện nay có hai cách trình bày:

(1) Đặt đơn vị, cá nhân có chức năng tham mưu (được ghi ở phần “xét đề nghị của…” lên đầu); sau đó mới đến những đơn vị, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện (trong đó có chánh văn phòng) và cuối cùng mới là những tập thể, cá nhân (được nêu tại Điều 1 hay trong danh sách kèm theo) căn cứ quyết định thi hành.

(2) Đặt chánh văn phòng lên đầu, sau đó là đơn vị, cá nhân có chức năng tham mưu (được ghi ở phần “xét đền ghị của…”), tiếp đến là những đơn vị, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện và cuối cùng mới là những tập thể, cá nhân được nêu tại Điều 1 hoặc trong danh sách kèm theo (nếu nhiều tập thể, cá nhân) căn cứ quyết định thi hành. Theo logic, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết chính cần đưa lên đầu tiên, sau đó mới đến những đơn vị, cá nhân có trách nhiệm phối hợp thực hiện. Giả sử quyết định đã ban hành có lỗi, nhưng do đơn vị khác tham mưu (hay nói cách khác là quyết định đó thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị khác soạn thảo) mà không phải là văn phòng thì chắc hẳn chánh văn phòng sẽ không chịu trách nhiệm chính trong việc này. Trên thực tế, chưa có sự thống nhất trong cách trình bày phần này trong văn bản của các cơ quan, tổ chức khác nhau, thậm chí ngay trong một cơ quan, tổ chức. Yêu cầu khi trình bày điều cuối của quyết định cần nêu đúng, đủ các đối tượng chịu trách nhiệm thi hành quyết định và sắp xếp theo một trật tự logic.

Những tồn tại trên xuất phát từ một số nguyên nhân trong các văn bản quy định, hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền chưa quy định cụ thể về diễn đạt nội dung văn bản. Mặt khác, do cách hiểu và sự nhận thức khác nhau của những người soạn thảo, người duyệt văn bản nên việc trình bày chưa thống nhất.

Như vậy, khi soạn thảo các quyết định, cần phải bảo đảm đạt được các yêu cầu về soạn thảo văn bản. Trong đó, phần nội dung là phần quan trọng nhất nên cần được trình bày chuẩn xác, đặc biệt là điều về trách nhiệm thi hành quyết định. Điều này, có ý nghĩa quan trọng giúp các đối tượng hiểu rõ mệnh lệnh trong văn bản, có căn cứ để thi hành trong thực tế, từ đó giúp các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền kiểm tra văn bản được thuận lợi.
 

  Chú thích:
1, 2, 3. Vương Đình Quyền. Lý luận và phương pháp công tác văn thư (tái bản lần thứ hai, có bổ sung và sửachữa). H. NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011, tr. 240, 241-242, 242 – 243.
Tài liệu tham khảo:
1. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.
2. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
3. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ ngày 05/3/2020 về công tác văn thư.
4. Quyết định số 1027/QĐ-UBND ngày 23/8/2011 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Lục Yên về việc kiệntoàn Ban Quản lý dự án xã Trung tâm huyện Lục Yên.
5. Quyết định số 5341/QĐ-SGD&ĐT ngày 14/5/2015 của Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hà Nộivề việc tặng giấy khen học sinh giỏi tiêu biểu năm học 2014 – 2015.
6. Quyết định số 364/QĐ-UBND ngày 07/6/2016 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Ba Tơ về việc bổnhiệm Phó Trưởng Công an xã Ba Xa.
7. Quyết định số 2282/QĐ-UBND ngày 06/10/2016 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Bảo Lâm về việc côngbố thủ tục hành chính thực hiện tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Ủy ban nhân dân huyện Bảo Lâm.  

ThS. Đỗ Thị Thu Huyền
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội